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歷史法規

法規名稱: 嘉義縣縣長電子郵件信箱暨縣政府全球資訊網留言版處理作業程序
法規內容:

一、嘉義縣政府(以下簡稱本府)為提升行政效率,實現電子化政府目標
    ,並使電子郵件處理有所準據,特訂定本規定。


二、本府電子民意信箱案件,分為縣長電子郵件信箱及縣政府全球資訊網
    留言版二類。


三、辦理縣長電子郵件信箱有關工作,應依下列規定:
(一)任務分工:
      1.縣長室:
       (1)負責處理縣長信箱電子郵件之判讀、分類與交辦事宜。
       (2)彙析並陳報民眾反映之即時議題。
       (3)回覆民眾致縣長私人信函。
      2.本府各單位、所屬機關暨鄉(鎮、市)公所:
        負責辦理縣長室交辦民眾陳情、建議事項及以電子郵件回覆留言
        民眾。第二類電子郵件並須副知縣長室及綜合規劃處。
      3.綜合規劃處:
       (1)負責處理縣長室交辦民眾陳情案件及建議事項之追蹤管制工
            作。
       (2)負責統計各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所執行績效,定
            期陳報主管會報檢討。
(二)電子郵件分類暨處理期限:
      縣長室交辦各機關(單位)或鄉鄉(鎮、市)公所之電子郵件,依
      性質分為下列三類:
      第一類:各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所應於收信次日起三個工
              作天內以電子郵件回覆之重大案件。
      第二類:各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所於收信後二十四小時內
              先行以電子郵件通知民眾「留言辦理中」,並於收信次日
              起七個工作天內再以電子郵件回覆民眾辦理結果,並副知
              綜合規劃處辦理結案之一般案件。
      第三類:僅供研參,無需回覆之案件。
(三)注意事項:
      1.民眾來信事涉二個以上主管機關(單位)者,縣長室視案件內容
        指派主政機關(單位),其餘則依照業務性質區分辦理。
      2.如信件案情複雜致無法依限辦結者,應每隔十四日以電子郵件回
        報來信民眾現階段辦理情形及延宕原因。
      3.信件如需改分,請於收信後次個工作天內通知縣長室及綜合規劃
        處,並由縣長室改分。
      4.縣長電子郵件信箱之交辦、回覆皆以電子郵件處理。各機關(單
        位)應指定專人定時收取電子郵件。


四、辦理全球資訊網留言版有關工作,應依下列規定辦理:
(一)任務分工:
      1.綜合規劃處:
       (1)負責處理「全球資訊網留言版」之分類、分案事宜。
       (2)負責「全球資訊網留言版」之追蹤管制工作。
      2.本府各單位、所屬機關暨鄉(鎮、市)公所:
       (1)負責辦理綜合規劃處分案之「全球資訊網留言版」案件。
       (2)對於由鄉鎮市公所處理之案件,其性質屬重大、複雜者,綜
            合規劃處應通知本府相關業務單位負督導之責。
(二)留言版案件分類暨處理期限:
      綜合規劃處分案交各機關(單位)或鄉(鎮、市)公所辦理之留言
      版案件,依性質分為下列二類:
      第一類:各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所應於收到案件次日起
              三個工作天內至本府全球資訊網回覆陳情民眾辦理結果之
              速件。
      第二類:各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所應於收到案件次日起
              七個工作天內至本府全球資訊網回覆陳情民眾辦理結果之
              普通件。
(三)注意事項:
      1.民眾留言事涉二個以上主管機關(單位)者,綜合規劃處視案件
        內容指定主政機關(單位),其餘則依照業務性質區分辦理。
      2.案件如需改分,請於收到案件後次個工作天內通知綜合規劃處。
      3.全球資訊網留言版案件由計畫室上網列管,無須副知綜合規劃處
        。


五、電子民意信箱案件之處理,應遵循下列原則:
(一)回信時,請註明承辦人及聯絡電話,以便來信民眾進一步查詢。
(二)民眾來信有保密之必要者,各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所應
      予保密。
(三)回覆民眾來信,宜避免公文用語,並盡量親切、口語化。
(四)各機關(單位)及鄉(鎮、市)公所應指派專人每日定時收取電子
      郵件,依本要點確實辦理。


六、本程序如有未盡事宜,依「嘉義縣各機關電子民意信箱陳情案件處理
    作業要點」辦理。