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法規內容

法規名稱: 嘉義縣政府影印機、傳真機保密管理規定
公發布日: 民國 82 年 06 月 09 日
發文字號: 八二府政一字第58564號
法規體系: 政風類
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壹、依據:
一、國家機密保護辦法
二、公文程式條例
三、機關公文傳真作業辦法
四、其他有關法規


貳、目的:強化本府公務機密文書保密作為,防範重要性、機密性公文經
    由影印或於電信網路傳輸過程不慎外洩,並培養員工保密習慣,提昇
    保密素養。


參、管理規定事項:
一、影印機管理規定:
(一)影印機由各單位主管指定品德良好、負責盡職之人員專責管理,並
      依式填製「影印機管理人員名冊」一份送本府政風室存底(格式如
      附件一)。
(二)如遇影印機數量增減或管理人員變動時,應填製「影印機數量或管
      理人員異動表」一份送交本府政風室辦理更正(如附件二)。
(三)影印密件文書須先經各單位主管核准,並由綜理密件承辦人依式登
      記(如附件三)。所指密件文書係包括國家機密保護辦法第二條規
      定應保守秘密之文書、圖畫,由各主管機關依職當訂定頒佈者、同
      法七條規定應區分核列機密等級者、暨涉及本府各單位主管機密範
      圍項目之文書資料等均屬之。
(四)交由指定之專人影印密件文書,應由原密件承辦人負責監督,並編
      號登記。
(五)凡影印密件文書因瑕疵不清而作廢之廢棄紙屑,應由影印操作人負
      責即予銷燬,不得隨意棄置於垃圾筒內。
(六)影印密件文書登記簿」由各單位綜理密件承辦人員負責妥慎保管、
      登記。
(七)受理其他政府機關業務需要請求影印提供機資料時,屬於「絕對機
      密」、「極機密」者,應報經中央主管機關核准。屬於「機密」、
      「密」者,簽陳 縣長核准後依規定辦理。
(八)接受學術機構、專家、學者、及廠商或社團申請分發影印機密文件
      時,屬於「絕對機密」、「極機密」者,應報經中央主管機關核准
      。屬於「機密」者,報請省政府或主管機關核准。屬於「密」及「
      限閱」者,簽陳 縣長或報經主管機關核准後規定辦理。
(九)有權調查或有權質詢之機關要求影印機密性資料提供參考時,應先
      簽陳 縣長核准,並向受提供單位說明機密等級,請其採取或協助
      其採取保密措施。其無保存必要者,請其使用後退還並依規定銷燬
      之。
(十)本府各業務單位因業務需要相互提供影印機密資料時,屬於「絕對
      機密」、「極機密」者,須簽陳 縣長批准,屬於「機密」、「密
      」者,由各業務單位主管批准後辦理。
(十一)機密文件之承辦原稿視同密件公文影印規定辦理。
(十二)不得受理私人文件資料之影印。
二、傳真機管理規定:
(一)傳真機由各單位主管指派負責盡職之人員管理,並依式填製「傳真
      機管理及操作人員名冊」一份送本府政風室存底(格式如附件四)
      。
(二)如遇傳真機數量增減或管理、操作人員異動時,應填製「傳真機異
      動或管理操作人員異動表」一份送交本府政風室辦理更正(如附件
      五)。
(三)傳真機發生故障時,管理人應即協調業務主管單位迅速辦理維修。
(四)對內容涉及重要事項須迅予處理之公文,經單位主管准,並依式登
      錄於「傳真公文登錄簿」(如附件六)後,得先採行傳真後補原件
      方式辦理。傳真之文件,以本府與其他機關往復及答復民眾之「函
      」文為限,「令」及「公告」不得以傳真方式辦理(詳參省公報八
      十二年夏字第十四期)。
(五)「傳真公文登記簿」由各單位綜理密件承辦人員負責妥慎保管、登
      記。
(六)傳真機密性文件須先衡量其機密性與時效性因素,確有使用必要性
      ,依下列方式辦理:
     (1)依本規定第三、(九)條之規定,報請權責機關或人員核准後
          辦理。
     (2)經單位主管同意並依式登載於「傳真公文登記簿」備查。
     (3)交由傳真機操作人員並由原密件承辦人會同辦理傳真作業。
     (4)撥通電話告之受方單位,於確認接收單位與人員無誤後開始傳
          送。
     (5)傳送完畢後電話連絡接受單位,確實核對傳真頁數。
     (6)傳真過程傳送人及接收人應全程在場,以明責任。
     (7)嚴禁使用自動傳送方式傳真機密文件,避免傳送後無人接收或
          無法核對而造成機密性資料外流。
(七)傳送機密文件,若因傳真效果不良而須重新傳送時,應要求對方將
      原傳真公文即予銷燬。接收密件傳真公文瑕疵不清而要求對方重新
      傳送時,作廢之原傳真公文應由接收人員負責銷燬,不得任意棄置
      。
(八)接收之機密性傳真公文視同正式密件文晝辦理。
(九)受理本府以外之機關團體或個人業務需要之申請而辦理傳真提供機
      密性資料時,應參照參、一之(七)、(八)、(九)條規定,經
      由權責機關或人員核准後依規定辦理。
(十)禁止受理傳真私人文件資料。


肆、稽核:各單位影印機、傳真機管制使用及有關表冊資料登載、執行情
    形,列入本府定期(每年二次)、不定期(每年十次、按月)保密檢
    查項目實施稽查。


伍、獎懲:
一、各單位影印機、傳真機管理、操作人員及綜理密件承辦人認真負責,
    相關表冊資料登記詳實,且全年未發生責任事故者,將依「國家機密
    保護法」第六十五條規定核與獎勵。
二、凡辦理密件文書資料影印、傳真作業不慎而發生洩密情事者,依有關
    法令議處,其主管應負監督不週責任。


陸、附則:本規定簽奉 縣長核定後實施,修正時亦同。