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法規內容

法規名稱: 嘉義縣政府公文遺失處理補充規定
公發布日: 民國 95 年 03 月 20 日
修正日期: 民國 100 年 07 月 08 日
發文字號: 府研管字第 1000121142 號 函
法規體系: 計畫類
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一、依據「嘉義縣各機關文書處理實施要點」第 218  點規定辦理。


二、各局處如有公文遺失補發原條碼簽應送一層決行,而不得由單位主管
    逕為決行並需加會總收文、綜合規劃處檔案科及管制考核科。


三、公文遺失如有責任歸屬不清時,則依下列原則處理:
(一)收文室權責:如登記桌未分辦予承辦人時,則以總收文分文清單判
      定,若分文清單上有登記桌簽名,則責任歸屬於登記桌;若分文清
      單上若無登記桌簽名或總收文無法提供分文清單時,則責任歸屬於
      總收文。
(二)各單位登記桌權責:已分文予承辦人時,則以列印予承辦人之分文
      清單判定,若分文清單上有承辦人簽名,則責任歸屬於承辦人;若
      分文清單上無承辦人簽名或登記桌無法提供分文清單時,則責任歸
      屬於各單位登記桌。
(三)發文權責:各單位公文送至文書課發文時,文書課若有需退件者,
      應登記於退文簿退至各單位並應予各單位登記桌簽名後始可攜回,
      以免因此而造成公文遺失。
(四)檔案課權責:
  (1)如登記桌已將公文送存時,檔案科應確實核對文號及件數是否與
        清單相符,若有不符者應立即向各登記桌查詢並於清單上簽名後
        擲回各單位;檔案科並應定期至公文系統查詢是否有逾期未歸檔
        並應建立稽催機制向各單位登記桌查詢,以免造成公文遺失而無
        法歸檔。
  (2)發文室送檔案科歸檔之案件,一律不得再『還科續辦』,如各單
        位有需要者,請至檔案科調卷或自行影印存課續辦。


四、計畫室將不定期至總收文、檔案課、本府各局室查閱分文清單、會辦
    呈核清單、送存清單等相關資料,列入紀錄後依相關規定辦理懲處。


五、公文遺失懲處原則:
(一)承辦人員第一次遺失公文,警告一次,第二次遺失公文(或二件以
      上)申誡一次,第三次遺失公文(或三件以上)記過一次。
(二)各課遺失公文達三次(或三件以上),課長記申誡一次。
(三)各局室遺失公文四次(或件數達四件以上),單位主管申誡一次。
(四)如有違反「嘉義縣各機關文書處理實施要點」第 218  點規定者,
      除申誡處分外,將另案簽辦懲處。