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法規內容

法規名稱: 嘉義縣政府文書處理及檔案保密規定執行注意事項
公發布日: 民國 92 年 01 月 06 日
修正日期: 民國 102 年 10 月 11 日
發文字號: 府政行字第 1020185547 號 函
法規體系: 政風類
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一、依據
(一)行政院訂頒「文書處理手冊」第捌節「文書保密」規定暨「機密檔
      案管理辦法」。
(二)法務部訂頒之「政風機構維護公務機密作業要點」暨「政風機構人
      員設置管理條例」第四條第七款、「政風人員設置條例施行細則」
      第九條之各項規定。


二、目的
    為培養本府員工保密觀念,嚴防機密資料外洩,提升本府推行政令、
    為民服務績效,落實公務機密維護工作,以確保本府公務機密維護。


三、執行範圍
    本項保密規定由政風處負責、推動、洩密之發掘及查處,以確保公務
    機密之維護。
    本府各局處於處理機密文書時,除法令另有規定外應依本規定辦理。


四、機密文書保密規定
    本府各局處應按其主管業務之性質,如檢舉案件、人事案件、工程底
    價、涉及個人隱私或名譽…等應保密之一般公務機密事項,應由其主
    管專業法規中加以規範,並以內部行政規則規範管制作業程序。
    本府各業務承辦人員於簽擬機密性之文件時,應區分其機密等級:「
    絕對機密」、「極機密」、「機密」並予註記;不宜濫用機密等級,
    各局處主管於核 (判)機密文件時,對所區分之機密等級是否適當,
    宜一併核定之。
    辦理機密文書處理方式:
(一)機密文書之拆封、分文應由首長或首長指定之專人負責辦理,並採
      隔離作業,收受機密文書時,應先檢查封口有無異狀後,始行拆封
      ,並應核對其內容與附件。
(二)本府機密文書之收發紀錄應另設專簿登記,各局處承辦人員承辦機
      密文書應另設專簿登記簽收。
(三)機密文書之打字繕校、蓋印及封發等事項、應由承辦人員親自辦理
      或各局處主管指定專人辦理。
(四)機密文書之分發限於必須獲得或知悉機密資料人員,並註明分發層
      級或明列受領單位,編號列冊備查。
(五)機密文書之傳遞,除依行政院頒「文書處理手冊」第捌節「文書保
      密」第六十二條之各項規定辦理外、本府內部各項機密文書之呈判
      ,會稿應由承辦人員親自辦理。
(六)辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時,因誤繕誤印之廢紙等,應由
      業務主管人員或承辦人員即時銷毀之。
(七)機密文書之處理,應儘量減少處理程序,重要案件得以面報(談)
      處理。
(八)機密文書如非必要,應盡量免用或減少副本,「極機密」或「絕對
      機密」者非經主管許可,不得複製或抄錄。
(九)機密性之會議資料,應編號分發及登記其使用人。會後必需當場收
      回之資料,與會人員如需留用時,應辦理借用簽收。
(十)機密文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外人員更不得
      交與本案有關之當事人。
(十一)機密文書放置時應背面向上或放於公文夾內,以防止被他人窺視
        。
(十二)機密文書之處理不得隨意散置或出示他人。


五、經區分機密等級之文件,依規定應同時註明解密條件者其解密條件如
    左:
(一)本件於公布時解密。
(二)本件至某年、某月、某日、解密。
(三)本件於工作完成或會議終了時解密。
(四)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)
      。
(五)其他:(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。


六、機密文書管理方式:
(一)機密文書及檔案不得攜出辦公處所,機密文書應交收件人親自簽收
      。
(二)機密文書應與一般文書分開歸檔,放置機密文書之公文箱(櫃)應
      堅固完整封鎖確實,保管人員應隨時檢查。
(三)機密圖表非經核准,不得張貼。奉准張貼時以室內為限,並須設置
      掩蓋或護貝,以防被塗改、撕毀。
(四)機密文書發文後,業務主管人員或主辦人員,每年至少須清查乙次
      ,其須變更機密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。


七、文書機密等級之變更及解密程序應依行政院頒「文書處理手冊」第捌
    節「文書保密」第七十二條之各項規定辦理。


八、處理文書機密等級之變更或解密其權責劃分如左:
(一)機密等級變更或解密由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討
      辦理。
(二)絕對機密」、「極機密」等級之變更或解密,應簽請機關權責長官
      核准。
(三)「機密」等級之變更或解密由單位主管核定之。
(四)建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意後,始得辦
      理之。


九、機密檔案逾保存年限,應辦理銷毀時,應由承辦人員依「機關檔案保
    存年限及銷毀辦法」辦理,簽會政風處,並陳報機關首長核准後辦理
    銷毀。


十、電子資料及使用電子設備保密方式:
(一)禁止以自動傳真方式傳真機密文件。
(二)電腦操作人員離開時應清除螢幕上之機密資料,隨時妥藏個人使用
      磁碟片,避免遺失致公務機密外洩。
(三)機密性電子文書資料應設定密碼,其未經許可承辦人不得私自複製
      攜出。


十一、其他一般保密規定
  (一)本府員工對任何機密文書,除經許可公開外,均應遵守公務人員
        服務法第四條之規定,絕對保守機密不得外洩。
  (二)委外廠商之業務屬機密顧慮者,應與廠商簽訂保密切結;廠商維
        修時應派員陪同監看,防制洩漏機密資料或被複製、下載及移轉
        消失。
  (三)各級人員經辦案件,無論何時不得以職務上之秘密作私人談話資
        料,非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
  (四)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃
        內立即加鎖。
  (五)因業務或其他需要發佈新聞時,應指定專人統一辦理,並須事先
        簽報首長核定。
  (六)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因職
        務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無繼續
        保存之必要者,應繳還原發單位;無法繳回者應銷毀之。
  (七)私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密性公務及依
        法應保密事項。


十二、疑有發生洩密情事時之處理方式:
  (一)本府員工發現他人涉有危害保密之虞時,應報告主管並通知政風
        處採取必要防制措施;如已發生洩密情事者,應依規定處理並採
        取補救措施。
  (二)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩漏遺失時,
        應即報告所屬主管查明處理。


十三、督導與檢查措施:
  (一)本府政風處應會同各局處於每年二、九月間之辦理公務機密定期
        總檢查,對各項機密文書之處理,確實瞭解有無依據本規定或相
        關法令辦理。
  (二)本府政風處每年得視需要針對各項機密文書之處理,實施不定期
        之檢查,以發掘缺失防止洩密案件。
  (三)本府各局處主管依本注意事項應負對所屬人員之督導考核之責,
        嚴防洩密情事發生。


十四、其他行政事項
      為有效處理機密文書之廢棄稿件,應設置碎紙機銷毀各項廢棄文書
      或稿件,以防制洩密,另本府各局處應設置承辦機密案件登記查考
      簿,以利管制查考,各單位所需之碎紙機暨登記簿,由行政處庶務
      科統一採購,並交付各單位使用。


十五、獎懲:
  (一)本府員工能落實文書機密之執行或因而發掘洩密案件者,依規定
        簽報予以獎勵。
  (二)本府員工未能依本事項執行文書機密工作或因而發生洩密者,依
        規定查報並簽請懲處。


十六、附則
      本注意事項自中華民國一百零二年十月一日施行。因法令或實際狀
      況或洩密案例之發生,得予以適時修正。